ISO 9001

Apakah anda yakin bahwa anda butuh ISO 9001 di organisasi anda?

Tahan ! Jangan jawab dulu ! Saya akan berikan penjelasan agar anda bisa dengan mudah memutuskan apakah anda memerlukan ISO 9001.

Pertama, yang perlu anda ketahui adalah banyak orang yang salah paham terhadap ISO 9001. Mereka menyangka bahwa mereka butuh Sertifikat ISO 9001 karena konsumen menuntut mereka harus punya sertifikat itu. Jadi mereka akan membayar berapapun harga yang diminta pihak ketiga agar bisa membeli sertifikat tersebut. Tentu saja mereka tak akan mampu membuktikan penerapan ISO 9001 di organisasi mereka pada saat Team audit dari Customer sebenarnya datang mengaudit mereka, dan ini akan menjadi bencana bagi bisnis mereka karena Customer menyadari bahwa sertifikat ISO 9001 yang mereka miliki bukti penerapannya adalah NOL BESAR.

Kedua, banyak pula orang yang salah paham terhadap PENERAPAN ISO 9001. Mereka katakan bahwa bila perusahaan menerapkan ISO 9001 nanti jadinya kerja serba kaku. Perusahaan jadi tidak luwes dalam berkomunikasi dengan Customer. Terlalu banyak prosedur sedangkan bisnis membutuhkan keluwesan. Selain itu konflik antar bagian malah menjadi kerap muncul disebabkan masing-masing bagian bersikeras mempertahankan prosedur kerja masing-masing dan malah akibatnya bisnis mengalami perlambatan.

Dua keadaan di atas sepenuhnya bukan salah ISO 9001!

Mari kita pelajari lebih lanjut apa itu ISO 9001.

Pertama, pahamilah bahwa ISO 9001 itu adalah berupa SEBUAH BUKU. Ya! Sebuah buku yang berisi persyaratan keadaan ideal sistem manajemen organisasi yang mampu menghasilkan produk berkualitas. Singkatnya ISO 9001 adalah berisi persyaratan sistem manajemen mutu (disingkat SMM ISO 9001).  Apakah anda pernah membaca buku ISO 9001 itu? kalau belum maka anda bisa membelinya di Badan Standardisasi Nasional (BSN) dan buku rilis terakhir adalah SNI ISO 9001:2015.

Sekarang mari kita buka buku ini.

Lihat pada Klausul 1, di situ tertulis bahwa  “Standar ini menetapkan persyaratan system manajemen mutu bila sebuah organisasi:

  1. perlu untuk mendemonstrasikan kemampuannya secara konsisten dalam menyediakan produk dan jasa yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan, dan
  2. bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk proses untuk peningkatan sistem dan memastikan kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan.

Jadi sudah jelas sebenarnya bahwa tujuan mengadopsi SMM ISO 9001 hanya dibenarkan untuk 2 (dua) tujuan saja, yaitu:

  1. Untuk membuktikan kepada pihak-pihak berkepentingan bahwa organisasi mampu menghasilkan produk/jasa yang berkualitas, dan
  2. Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif

Bilamana ada pihak yang memberikan pemahaman berbeda dari dua tujuan di atas bisa disimpulkan bahwa pihak tersebut:

  1. Tidak paham apa itu ISO 9001, atau
  2. Dengan sengaja mengaburkan tujuan utama ISO 9001

Sebaiknya kita tak usah berpanjang-panjang membahas hal di atas. Sekarang kita fokuskan saja energi kita untuk memahami cara yang benar dalam “MENERAPKAN ISO 9001 DI ORGANISASI” anda.

Melalui pemahaman yang baik akan isi buku ISO 9001 maka organisasi anda akan lebih mudah mengadopsi standard tersebut sehingga penerapannya benar-benar bisa menggambarkan dua tujuan yang telah ditetapkan dalam ISO 9001 klausul 1.

Kenapa sih kok pakai istilah klausul-klausul? Karena memang ISO 9001 itu berisi klausul-klausul yang harus dipenuhi oleh organisasi sebagai bukti bahwa organisasi itu telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001. Jumlah klausul dalam ISO 9001 ada 10 klausul dimana klausul yang akan menjadi persyaratan bukti penerapan dimulai dari klausul 4 sampai klausul 10. Ya, organisasi anda akan dinilai melalui kegiatan audit Lembaga Sertifikasi dengan berpatokan pada klausul 4 sampai 10. Tapi di sini kita tak akan membahas klausul-klausul tersebut karena sebelum menuju ke klausul-klausul ada HAL LEBIH PENTING yang sering luput dari perhatian umum yaitu 7 Prinsip Manajemen Mutu.

Kenapa dikatakan sering luput dari perhatian? Ya, karena seringkali 7 Prinsip Manajemen Mutu ini hanya dijelaskan sambil lalu saja, atau malah tidak dijelaskan sama sekali. Padahal, keberhasilan penerapan Sistem Manajemen Mutu sangat tergantung pada seberapa dalam tingkat pemahaman Manajemen Puncak atas 7 Prinsip Manajemen Mutu ini. Itu artinya, bila Manajemen Puncak sebuah organisasi yang ingin menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 tidak paham dengan 7 Prinsip ini maka bisa dipastikan organisasi akan menghadapi kendala dalam penerapannya.

7 Prinsip Manajemen Mutu itu adalah sebagai berikut:

  1. Fokus pada pelanggan;
  2. Kepemimpinan;
  3. Pelibatan orang;
  4. Pendekatan proses;
  5. Peningkatan;
  6. Bukti berdasarkan keputusan yang dibuat;
  7. Manajemen relasi.

Mari kita ambil dua prinsip di atas kemudian kita bedah agar paham kenapa prinsip-prinsip ini harus kita dahulukan sebelum kita menerapkan ISO 9001.

  1. Fokus pada pelanggan.

Prinsip ini adalah prinsip pertama yang harus ditanamkan oleh Pimpinan Puncak organisasi (kita ambil contoh di sini adalah Direktur Utama perusahaan). Pimpinan Puncak wajib menanamkan kepada seluruh jajaran di bawahnya sampai anggota terbawah tentang “Betapa pentingnya memenuhi harapan Pelanggan”. Tidak hanya sekedar memenuhi, organisasi juga diminta untuk selalu berusaha melampaui harapan Pelanggan. Dengan begitu maka Sistem Manjemen Mutu pasti akan dirancang dengan berorientasi terhadap Pelanggan. Kenapa harus berorientasi kepada Pelanggan? Ya tentu saja karena tanpa Pelanggan maka Organisasi tak mungkin mampu bertahan. Seperti orang bijak katakan “Pelanggan yang puas adalah Strategi terbaik dalam Pemasaran”.

  1. Kepemimpinan

Setelah prinsip Fokus pada Pelanggan dipahami dengan sebenar-benarnya maka kelanjutannya adalah prinsip kedua yaitu Kepemimpinan. Pada prinsip ini Pimpinan Puncak Organisasi diminta untuk menunjukkan kepemimpinannya melalui arah tujuan organisasi, kebijakan-kebijakan terkait mutu, penetapan sasaran mutu dan bagaimana Pimpinan Puncak mengajak seluruh elemen dalam organisasinya untuk terlibat dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.

Berkaca dari penjelasan dua prinsip di atas maka kita bisa memahami alasan kenapa 7 Prinsip Manajemen Mutu ini sangat penting dijiwai oleh Pimpinan Puncak sebelum organisasi memulai merancang dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.

Selanjutnya prinsip 3, 4, 5, 6, 7 juga harus dijiwai sepenuhnya oleh Pimpinan Puncak Organisasi karena tanpa pemahaman yang benar mana adopsi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 akan kehilangan arah.

Kembali ke pertanyaan awal “apakah anda yakin bahwa anda butuh ISO 9001 di organisasi anda? Jawabnya pasti YA.

Jangan tunggu lagi, segera hubungi kami dan percayakan program pengembangan Sistem Manajemen Mutu organisasi anda pada kami.

Ridof Saputra

Call/WA 08111027322

info@pdca.co.id