Apakah anda pernah mendapat tugas dari atasan untuk memimpin project atau membuat activity plan tahunan atau diminta untuk memimpin team problem solving tapi anda tidak tahu harus memulai dari mana?

Bila jawabannya YA anda tak perlu berkecil hati karena itu bukan disebabkan oleh
ketidakmampuan anda, itu cuma masalah anda belum memahami PDCA saja.
Begini penjelasannya.

PDCA adalah sebuah metode berfikir yang harus anda sematkan dalam otak anda yang akan anda gunakan setiap kali anda menghadapi tugas atau tantangan untuk anda selesaikan dengan sukses!

Sesuai dengan kepanjangan dari PDCA yaitu PLAN, DO, CHECK dan ACTION atau dalam bahasa kita adalah RENCANAKAN, LAKUKAN, PERIKSA dan AMBIL TINDAKAN maka urutan berfikir itu TIDAK BOLEH TERBALIK! Karena bila anda terbalik atau mengurangi satu saja dari komponen berfikir PDCA maka sudah pasti apa yang anda lakukan akan berantakan!

Sekarang kita ambil contoh kasus, Anda memimpin divisi purchasing (pengadaan barang) dan anda diminta atasan untuk membuat activity plan tahunan dengan target meningkatkan akurasi ketepatan kedatangan barang dan mengurangi barang cacat dari supplier. Maka yang harus anda lakukan adalah membagi program anda menjadi 4 tahap yaitu PLAN, DO, CHECK dan ACTION dan harus anda lakukan secara berurutan.

Dalam tahapan PLAN anda ajak otak anda untuk merancang program-program yang akan anda lakukan terkait dengan 2 tugas tadi yaitu

1. Meningkatkan akurasi ketepatan kedatangan barang dan

2. Mengurangi barang cacat dari supplier.

Coba kita fokuskan pada tugas 1 yaitu “Meningkatkan akurasi ketepatan kedatangan barang”.

Bawa otak anda untuk secara step by step memikirkan apa yang harus dilakukan terlebih dahulu. Untuk hal terkait akurasi ketepatan kedatangan barang tentu anda perlu untuk mengetahui keadaan terkini seberapa akuratnya supplier mengirim barang sampai di gudang anda. Maka secara otomatis anda akan memutuskan untuk mengambil data terkini seberapa akurat barang datang di gudang. Anda bisa membuat flowchart awal yang sederhana untuk membantu anda tertib dalam membuat program “Meningkatkan akurasi ketepatan kedatangan barang”

Start
Ambil data terkini ketepatan waktu incoming barang

Analisa data tersebut untuk menentukan
supplier mana yang paling rendah akurasi kedatangan barangnya

Pilih supplier-supplier yang paling bermasalah
(anda harus memilih berdasarkan pareto)

Tetapkan program-program apa yang akan diterapkan
terhadap supplier-supplier tersebut di atas

Tetapkan bagaimana program akan dijalankan

Tetapkan jangka waktu program,

Tetapkan bagaimana cara mengevaluasi keefektifan program

Tetapkan bentuk tindakan yang akan diambil terkait hasil program
Finish

Setelah flowchart selesai dibuat maka anda dapat membawa flowchart tersebut ke dalam tabel Activity Plan seperti contoh di bawah ini:

Task : Meningkatkan akurasi ketepatan kedatangan barang

Setelah anda menyelesaikan program nomor 2 maka anda akan mampu membreakdown program apa saja yang akan dilakukan terhadap supplier-supplier terpilih. Tentunya dalam mem-breakdown program anda akan memandu diri anda dengan PDCA juga.

Anda akan mem-breakdown program pada row 3 tabel di atas ke tabel activity plan yang isinya lebih komprehensif yang mana program itu akan anda mintakan persetujuan Top Manajemen sebagai legitimasi program anda boleh dijalankan.

Bisa dilihat pada ilustrasi di bawah ini:

Bentuk penggunaan lain PDCA dapat anda temui pada setiap standard manajemen baik itu standard manajemen mutu, standard manajemen lingkungan, standard manajemen kesehatan dan keselamatan kerja, dan standard-standard lainnya. Anda dapat membuktikan bahwa standard tersebut pasti dirancang dengan pola PDCA (lihat pasal 1.3 Process Approach, 1.3.2 Plan-Do-Check-Act Cycle).

Begitu juga dengan tools-tools manajemen proyek, tools manajemen improvement semisal Six-sigma, Balance Score Card dll.

Intinya adalah setiap kali anda menghadapi suatu tantangan tugas untuk diselesaikan anda tak perlu lagi berfikir berputar-putar tak tentu arah karena anda sudah memahami PDCA.
Salam sukses !

Ridof Saputra

Pranala luar :
https://id.wikipedia.org/wiki/PDCA
https://elsmar.com/elsmarqualityforum/threads/pdca-plan-do-check-act-cycle-what-is-pdca.1302/
https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/files/archive/pdf/en/iso9001-2015-process-appr.pdf

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *